מדור לדור – עלות ותועלת של סוס עבודה מגייס

אתמול נפגשתי עם לקוח שתמיד נהנה להקשות. אצלו תמיד הכול עניין של עלות-תועלת – והחישוב תמיד בטווח הקצר. מה לעשות שפיתוח משאבים הוא חשיבה שמתאימה יותר לרץ למרחקים ארוכים? המשימה שלנו יחד (הפלא ופלא) היא להרחיב את מאגר המתעניינים והתומכים בארגון – אבל מבלי להגדיל את התקציב או את מצבת כוח האדם. נושא השיחה שלנו אתמול היה דוח שנתי שהוא, לטעמי, אחד הכלים היעילים ביותר שיש למגייס בפוגשו תורם קיים או פוטנציאלי.

דוח שנתי (annual report), כשמו כן הוא, מוצר שתקף למשך שנה שלמה (דבר מאד נדיר בעולם ה”אינסטנט” שלנו). הוא יוצר הזדמנות לספר את סיפור הארגון בכלל, אבל גם להתמקד בעשייה של השנה החולפת. אפשר לתת אותו למי שכלל לא מכיר את הארגון וגם למי שמכיר אותו היטב ורוצה לדעת מה התרחש בתקופה האחרונה. הוא מכריז קבל עם ועדה על שקיפות כי נכללים בו דוחות כספיים, וגם על יכולת הערכה ומדידה כי הוא דורש פרספקטיבה של שנה שלמה. דוח שנתי מאפשר דיון בצרכים עתידיים של הארגון, וגם נותן מקום של כבוד לתורמים שאותם רוצים להוקיר. זהו כלי שמחבר את הנרטיב המלא של הארגון עם העלות הכספית של קידום החזון שלו. מכינים אותו בתחילת השנה (מחומר מתאים שנאסף במשך השנה) ומשתמשים בו עד ליציאת הדוח הבא – שנה שלמה לאחר מכן. דוח שנתי הוא סוס עבודה מגייס.

אבל אצל הלקוח הקשה שלי התשובה הייתה: “לא בא בחשבון. נצטרך לעבוד על זה ימים כלילות, נצטרך לשלם הון לגרפיקאי שיעצב את זה, ומאיפה בדיוק נוציא את הכסף להדפיס מאות עותקים ועוד לשלוח אותם לכל העולם? את שוב שוכחת לחשב עלות-תועלת”.

לפעמים פשוט מתעייפים ואין כבר כוח לנסות לשכנע את המתעקשים לא להשתכנע (והרי לכם הצצה קטנה לתסכוליה של יועצת חיצונית). לרגע כמעט והחלטתי שיהיה קל יותר להרים ידיים ולעבור לנושא אחר. אבל, למזלי הרב, יש לי חברים למקצוע שמתלבטים בבעיות דומות – והם גם מוצאים להם פתרונות. ניגשתי למחשב ופתחתי מייל שהגיע שבועיים קודם, ואליו מצורפים שני מסמכים. הושבתי את הלקוח הקשה לצידי, מול המחשב, והסתכלנו ביחד.

המייל הגיע משרידן גו∙לד שיושבת בלונדון ומנהלת את “אגודת הידידים הבריטית של מכון ויצמן למדע”. שרידן הייתה פעם קולגה שלי והיום חברה קרובה. לשרידן תקציבים קצת יותר גדולים מאשר למגייס הממוצע בארץ אבל גם לה הציק עניין העלות-תועלת. אותה לא היה צריך לשכנע להוציא דוח שנתי, היא מכינה כזה כל שנה. אלא שהשנה החליטה לעשות מעשה: היא תוציא דוח שנתי אבל תוזיל עלויות ועוד תגיע ליותר אנשים מאי פעם. ואת כל זה תעשה על-ידי ניצול מושכל של התשתית הטכנולוגית שהקימה.

שרידן הכינה מסמך וורד אחד שיכיל את כל הדוח. הנה הוא:

אגב, שם המסמך מסגיר את מספר הגרסאות: 11! את המסמך שלחה לגרפיקאי יחד עם קובץ תמונות שונות שהיו לה. ההוראה שלה הייתה שהיא מקצה חמש שעות בלבד להפיכת מסמך הוורד וקובץ התמונות לדוח שנתי בפורמט בר-הפצה. הפעם בחרה לעבוד בפורמט PDF. הנה התוצאה:

את הדוח לא הדפיסה וגם לא שלחה בדואר. קובץ ה-PDF הועלה לאתר שלה, כך שכל מי שיכנס במשך שנה שלמה יראה אותו (הרי אין לה מה להסתיר). היא תשלח אותו בדוא”ל למאגר התורמים שלה כדיווח נוסף עבור שותפים לדרך. היא תכריז עליו (בתוספת לינק) במהדורה הבאה של הניוזלטר האלקטרוני שלה, והיא תעלה אותו לדפי העמותה ב”גיידסטאר” – שם יתחרה עם הדוח הכספי שהגישה לשלטונות מס הכנסה הבריטים (ואיזה מהם יראה אטרקטיבי יותר, ונגיש יותר לתייר המזדמן לדפי הגיידסטאר? במי יבחר להסתכל קודם?).

בעלות של חמש שעות עבודה של גרפיקאי וקובץ תמונות שכבר היו לה, יש לשרידן דוח שמתאים לפלטפורמות אלקטרוניות שונות וישמש אותה במשך שנה תמימה. בפורמט (בגריד) שעיצב הגרפיקאי תוכל להשתמש בשנה הבאה ופשוט ליצוק לו תוכן חדש. השימוש בפורמט מוכר לא רק יוזיל יותר עלויות, אלא ישרת אותה בתהליך הבידול והמיצוב של העמותה אותה היא מנהלת.

סוס עבודה נשאר סוס עבודה בכל דור ודור – גם בעולם הטכנו-וירטואלי. אפילו הלקוח הקשה שלי חזר הביתה עם רעיון חדש שעונה היטב על דרישות העלות-תועלת.

שתי הערות קטנות לסיום: PDF הוא לא הפורמט היחיד שיהפוך דוח שנתי או כל מסמך שווקי אחר לוורסטילי, ויאריך את חיי המדף שלו. ישנם פתרונות נוספים לשמירה על קשר עם תורמים וחברים אחרים, בין אם דרך המערכת לניהול קשרים שבה אתם משתמשים, ואם דרך מערכת ניהול האתר שלכם והאופציות השונות שהיא מאפשרת לכם. הבחירה בסופו של דבר תלויה גם במוצר אותו אתם רוצים לשווק (מהו ולמי הוא) וגם במידת הנוחות והיעילות שפתרון זה או אחר מציע לארגון שלכם. שנית, כדאי לשים לב לבחירות הגרפיות שעשו הגרפיקאים של שרידן:  סוג הפונט וגודלו, הושבת הטקסט על הדף, בחירת התמונות, גודלן ומיקומן, עיצוב הכותרות וכו’. אין כאן שום מקריות.

הכותבת יועצת לנושאי פיתוח וגיוס משאבים לארגונים ללא כוונות רווח.
לפרטים: tamar.vital@gmail.com

3 Comments

  1. היי תמר, כרגיל פוסט מאוד מעניין וחשוב.

    רציתי לשתף שהשבוע קיבלנו בדואר גלויה מבית הספר התיכון של ארוסתי ,ושגרמה לי לחשוב על הפוסט שלך, הנה התוכן (בקצרה):

    At Hutchison, we value YOU, our donors, for your generous philanthropic support. We invite you to visit our website to view the 2008-2009 Annual Report Gifts.

    הנה הלינק לדוח שלהם:
    http://flipflashpages.uniflip.com/2/20618/50476/pub/

    הגלויה הזו גרמה לי לחשוב על דבר נוסף, אני לא יכול לדמיין מצב שבית הספר התיכון שלי יפנה אלי כדי לבקש תרומה ולמען האמת, לא שמעתי מהם מאז שסיימתי את לימודי. אני גם מתקשה להאמין שהאוניברסיטה העברית בה למדתי תפנה אלי באותו נושא… הטיפוח שלי כתורם פוטנציאלי היה צריך להתחיל מהיום הראשון שהתקבלתי ללימודים. ארוסתי מעולם לא תרמה לבית הספר התיכון שלה, אבל מידי שנה היא מקבלת דוח (הפעם היא קיבלה אלקטרוני) והזמנות להרצאות, כנסים ואירועים אחרים. יש לנו עוד מה ללמוד…

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *